Najpierw utwórz skrzynki u nowego operatora i skopiuj wiadomości. Dopiero po testach zmień MX oraz ustawienia wysyłki. Utrzymaj stary serwer w okresie przejściowym i wykonaj ponowną synchronizację, zanim zamkniesz poprzednią usługę.
Najpierw ustal, gdzie są wszystkie wiadomości
Zaloguj się do starego webmaila i porównaj jego zawartość z programem na komputerze. Jeśli część wiadomości jest tylko w lokalnym archiwum Outlooka lub Thunderbirda, kopiowanie IMAP ich nie obejmie. Osobno zabezpiecz foldery lokalne, kontakty, kalendarze, podpisy i reguły. Skrzynka na serwerze nie jest tym samym co cały profil programu pocztowego.
Zrób spis adresów, aliasów, przekierowań i autoresponderów. Przy każdej skrzynce zanotuj zajęte miejsce i właściciela. Ustal, które adresy wykorzystują sklep, formularz, skaner, system księgowy i powiadomienia. Często migracja wydaje się udana, dopóki pierwsza faktura nie przestanie wychodzić z urządzenia zapomnianego na liście.
Zaplanuj migrację w dwóch przebiegach
- 1. Kopia wstępnaStara poczta działa, nowe skrzynki już przyjmują kopiowane dane.
- 2. PrzełączenieZmiana MX i konfiguracji wysyłania po udanych testach.
- 3. DomknięcieKońcowa synchronizacja i kontrola obu serwerów.
Ustal okno zmiany oraz osobę kontaktową. Zachowaj stare dane dostępowe i nazwę starego serwera IMAP niezależną od przenoszonej domeny. Po zmianie DNS adres mail.twojadomena.pl może prowadzić już na nowe konto, a do końcowego kopiowania nadal potrzebujesz źródła.
Zapisz dotychczasowe rekordy DNS. Jeżeli planujesz obniżyć TTL, zrób to z wyprzedzeniem pozwalającym wygasnąć poprzedniemu TTL. Zmiana dokonana minutę przed migracją nie usuwa starych wpisów z wszystkich pamięci podręcznych.
Utwórz skrzynki i skopiuj historię
Na nowym hostingu utwórz wszystkie adresy oraz wystarczające limity miejsca. Najpierw wykonaj próbę na jednej niewielkiej skrzynce. Połącz źródło i cel przez szyfrowany IMAP, korzystając z narzędzia migracyjnego operatora albo programu imapsync. Imapsync pozwala powtarzać kopiowanie przyrostowe i przenosić strukturę folderów. Nie używaj przy tym opcji usuwających dane po stronie źródła.
Przy kilku małych skrzynkach możliwe jest również kopiowanie folderów między dwoma kontami IMAP w programie pocztowym. Wybierz kopiowanie, nie przenoszenie, i sprawdzaj zakończenie operacji. Długie zadanie może zostać przerwane przez uśpienie komputera lub limit sesji.
Porównaj foldery Odebrane, Wysłane, archiwum i własne katalogi. Sprawdź po kilka wiadomości z różnych lat, załączniki oraz daty. Sama podobna wielkość skrzynki nie dowodzi kompletności. Narzędzie migracyjne może inaczej odwzorować nazwy folderów specjalnych, dlatego liczbę wiadomości porównuj po ustaleniu ich odpowiedników.
Przełącz MX, SPF i podpisywanie poczty
Po udanej próbie ustaw MX zgodnie z danymi nowego operatora. Nie kasuj przy okazji rekordów odpowiadających za stronę WWW ani potwierdzających domenę w innych usługach. Zaktualizuj SPF tak, aby obejmował rzeczywiście używanych nadawców; nie dodawaj drugiego niezależnego rekordu SPF dla tej samej nazwy.
Włącz DKIM u nowego operatora i dodaj właściwy rekord DNS. Przy okresie współistnienia dwóch serwerów uwzględnij oba aktywne źródła wysyłki w jednej polityce SPF i odpowiednie selektory DKIM. Nie rozluźniaj automatycznie DMARC: najpierw sprawdź zgodność nowych wiadomości. Dokładny mechanizm opisuje poradnik SPF, DKIM i DMARC.
Zmień programy i sprawdź doręczanie
Przekaż użytkownikom nowy host IMAP i SMTP, porty, szyfrowanie oraz sposób logowania. Nie przesyłaj wspólnego pliku z hasłami do całej firmy. Zaktualizuj również konfigurację formularza i urządzeń wysyłających wiadomości.
Wykonaj cztery próby: nowa skrzynka do adresu zewnętrznego, odpowiedź z zewnątrz, korespondencja między dwiema skrzynkami domeny i wiadomość z formularza. Otwórz nagłówki otrzymanego maila i sprawdź wyniki uwierzytelnienia. Działający webmail nie dowodzi jeszcze działania SMTP w telefonie pracownika.
Kiedy można wyłączyć stary hosting?
Po zmianie rekordów monitoruj oba serwery i powtórz synchronizację. Część nadawców może korzystać ze starego MX do wygaśnięcia cache. Nie wyznaczaj zakończenia wyłącznie na podstawie upływu jednej godziny: sprawdź logi lub nowe wiadomości na źródle, zakończenie kopiowania i akceptację użytkowników.
Zamknięcie starej usługi zaplanuj dopiero po potwierdzeniu kompletności oraz zabezpieczeniu niezależnej kopii. Gdy chcesz przenieść pocztę do hostingu Castpol, podaj wcześniej liczbę skrzynek, łączny rozmiar i termin wygaśnięcia obecnej usługi. To pozwala ustalić zakres migracji zanim zacznie się presja czasu.